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Trovare record
In Visualizzazione foglio dati effettuare un clic su di una cella qualsiasi della tabella. Sulla barra degli strumenti Foglio dati cliccare sul pulsante Trova .
Compare la finestra di dialogo Trova e sostituisci con la scheda Trova in primo piano.

Nella casella Trova digitare l’informazione da cercare, specificando nella casella Cerca in il campo su cui cercare e nella casella Confronta, i criteri

di ricerca (campo intero, parte del campo etc.).
Si effettua un clic sul pulsante Trova successivo per avviare la ricerca.
Per effettuare eventuali sostituzioni del testo cercato si può usare la scheda Sostituisci della stessa finestra di dialogo e nella casella omonima digitare il testo che andrà a sostituire quello cercato.

Ordinare record
Per ordinare i dati si esegue un clic in una cella del campo secondo il quale applicare l’ordinamento. Sulla barra degli strumenti Foglio dati si preme il pulsante Ordinamento crescente oppure il pulsante Ordinamento decrescente per ottenere la visualizzazione dei dati, secondo l’ordinamento richiesto.
Tutti gli altri campi del record si muoveranno insieme al campo scelto per l’ordinamento, mantenendo l’integrità dei dati nel record.

Applicare e rimuovere filtri
I Filtri consentono di limitare la visualizzazione dei dati di una tabella a quei record che soddisfano determinati criteri.
Il Filtro in base a maschera consente di specificare un campo e un valore di quel campo da usare come criterio di quel filtro.
Sulla barra degli strumenti Foglio dati, premere il pulsante Filtro in base a maschera .
Appare la finestra Filtro in base a maschera che mostra una tabella con due righe: tutte le intestazioni dei campi che appartengono alla tabella e una riga vuota.
Per assegnare i criteri (cioè le condizioni da rispettare) a uno o più campi si effettua un clic all’interno della cella vuota in corrispondenza del campo scelto e poi sulla freccia che appare a destra nella cella per scegliere il valore da assegnare (tra quelli dei record già inseriti nella tabella).
Selezionati i criteri, sulla barra degli strumenti Foglio dati premere il pulsante Applica filtro .
La tabella che appare mostra solo i record i cui campi corrispondono ai valori scelti per il criterio. Per ripristinare la visualizzazione di tutti i record della tabella premere il pulsante Rimuovi filtro .
Il Filtro in base a selezione funziona invece sulla base del contenuto del campo corrente. Una volta posizionato il cursore sulla cella contenente il criterio da applicare, sulla barra degli strumenti Foglio dati si effettua un clic sul pulsante Filtro in base a selezione .
La tabella che appare mostra solo i record che hanno il valore del campo corrispondente a quello usato per il criterio (campo corrente). Per ripristinare la visualizzazione di tutti i record della tabella premere il pulsante Rimuovi filtro .
Le stesse funzioni possono essere applicate dai comandi del menù Record>Filtro.

Specificare un criterio in una query
I Criteri sono le regole seguite da una query (interrogazione) per scegliere le informazioni da estrarre dalle tabelle del database. Visualizzata la query nel formato Struttura è possibile inserire i criteri di selezione nella riga Criteri

Nella riga Campo bisogna selezionare i campi da visualizzare, nella riga Ordinamento si può selezionare un criterio di ordinamento e nella riga Mostra si può cliccare nella casella di selezione per nascondere il campo corrispondente.
I criteri possono essere inseriti come testo intero oppure utilizzando caratteri jolly cioè caratteri particolari come il punto interrogativo o l’asterisco, che sostituiscono rispettivamente uno o più caratteri all’interno del criterio.
Nel caso di applicazione di più criteri si può utilizzare anche la riga Oppure o usare gli operatori booleani (AND, OR, NOT) per l’applicazione contemporanea di più criteri.
Al termine delle modifiche bisogna salvare (dal comando Salva del menù File).
Inseriti i valori nella riga Criteri si può premere il pulsante Esegui

sulla barra degli strumenti Struttura.
Il risultato della query mostrerà solo quei record che soddisfano i criteri di ricerca imposti.

Visualizzare i record relazionati in una sottomaschera
Se è presente una relazione uno a molti fra due tabelle è possibile creare un foglio dati secondario per vedere i record di una tabella e mantenere aperta l’altra.
Il foglio dati secondario appare come una tabella all’interno di una tabella. Aperta una tabella in Visualizzazione foglio dati si seleziona la cella del campo relazionato.
Nel menù Inserisci si sceglie la voce Foglio dati secondario. Apparirà la finestra di dialogo Inserisci foglio dati secondario in cui risulterà già selezionata la tabella relazionata.

Un clic su OK chiude la finestra di dialogo e la tabella corrente mostrerà dei segni + a sinistra dei record. Essi indicano la presenza dei fogli dati secondari.
Se si effettua un clic sul segno + a sinistra di un qualsiasi record apparirà il foglio dati secondario mostrando i record della seconda tabella relazionati al record della prima.

Creare campi calcolati
I Campi calcolati consentono di eseguire calcoli utilizzando i valori di altri campi con uno o più operatori in modo da formare una Espressione di calcolo.
Nelle espressioni i nomi dei campi sono compresi tra parentesi quadre ([]), mentre gli operatori aritmetici corrispondono ai segni + (addizione), - (sottrazione), * (moltiplicazione) e / ( divisione).
In Visualizzazione struttura di una query può ad esempio essere definito un nuovo campo come espressione tra altri campi oppure un’espressione può essere inserita come criterio di ricerca.
Es. Totale=[costo unitario]* [numpezzi]

Creare una query con criteri multipli
È possibile creare una query su più tabelle unendo e visualizzando informazioni non ricavabili da una tabella singola.
Per fare questo è necessario aggiungere le tabelle alla query e unire o creare una relazione tra i campi di tabelle diverse.
Nella finestra Database, effettuato un doppio clic su Crea una query in Visualizzazione struttura appariranno la finestra Struttura della query e la finestra di dialogo Mostra tabella.
In quest’ultima selezionare la tabella da aggiungere e premere il pulsante Aggiungi. Ripetere l’operazione per ogni tabella da aggiungere.
Cliccare quindi sul pulsante Chiudi, per chiudere la finestra di dialogo Mostra tabella.
Nella finestra Struttura della query, le varie tabelle appariranno nella parte superiore mostrando l’elenco dei campi di ciascuna.
Per unire i campi di due tabelle si effettua un clic sul campo della prima e lo si trascina sul campo corrispondente della seconda.
Comparirà una linea di unione (join ). Un doppio clic sulla linea di unione apre la finestra di dialogo Proprietà join, che consente di personalizzare il collegamento.

Per inserire i campi delle tabella nella riga Campo della finestra di struttura Query è sufficiente effettuare un doppio clic su ogni campo da inserire dalla finestra della tabella.
A questo punto la query potrà essere completata con i relativi criteri.

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