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ACCESS è un programma di gestione di banche dati, consente la creazione e modifica dei contenitori di informazioni di un database (tabelle), l’inserimento di dati anche mediante interfacce grafiche (maschere) e l’estrazione filtrata di dati per la visualizzazione e la stampa dei risultati (query e report). Gli oggetti costituenti un database (tabelle, query, maschere e report) possono essere creati progettandone direttamente la struttura oppure seguendo le procedure di composizione guidata.

Per svolgere le operazioni richieste durante l’uso del programma ci sono in generale diverse strade ugualmente percorribili; di seguito si indicherà almeno una procedura atta a svolgere correttamente ciascuno dei compiti richiesti in sede di esame MOUS (livello Core). Eventuali altre modalità operative non espressamente indicate devono ritenersi altrettanto valide per il buon esito dell’esame.
Ad esempio è possibile attivare alcune funzionalità del programma cliccando sui pulsanti delle barre degli strumenti oppure cercando le funzioni nei vari menù presenti sulla barra dei menù: le due vie sono ugualmente percorribili.
Il testo di questa guida è articolato in sintetiche schede autonome, ciascuna dedicata all’illustrazione di un compito, corrispondente a uno degli obiettivi MOUS, così come previsti dal syllabus. Il titolo di ciascuna scheda corrisponde al titolo dell’obiettivo didattico, così come indicato nel syllabus. Le schede esauriscono gli obiettivi previsti dal programma didattico e quindi costituiscono un valido riferimento per il superamento dell’esame per il livello Core.

Determinare l’input appropriato per il database
La creazione di un database deve essere preceduta da un’attenta analisi sulle caratteristiche e tipologia dei dati che vi verranno immessi. Tali informazioni dovranno essere organizzate in tabelle. La struttura e l’organizzazione di queste all’interno del database determinerà l’efficienza nonché la facilità con cui si potranno ricavare le informazioni.
Si consiglia, in fase di progettazione, di scrivere su un foglio vari rettangoli che rappresentano le tabelle, le query, i report, le maschere e poi disegnare i collegamenti logici tra loro aggiungendo la lista dei campi di ogni tabella evitando ripetizioni.
Inoltre per la tabella si dovranno impostare (prima su carta e poi mediante il programma dalla finestra di struttura della tabella) i campi, cioè le tipologie di dati da inserire.

Determinare l’output appropriato per il database
E opportuno avere, in fase di progettazione, le idee chiare su come il database renderà visibile all’operatore le informazioni contenute, nonché tutti gli strumenti di modifica e aggiornamento.
Per questo è opportuno pensare in anticipo e disegnare le interfacce di comunicazione e di presentazione dei dati: Maschere, Report, Finestre di dialogo ecc.

Creare la struttura di una tabella
Le tabelle possono essere create mediante il metodo della Creazione guidata oppure della Creazione in visualizzazione struttura.
Per creare in modo guidato si può effettuare, nella finestra Database, un clic sull’oggetto Tabelle (a sinistra) e quindi un doppio clic sulla voce Crea una tabella mediante creazione guidata.
Appare la finestra di dialogo Creazione guidata tabella

Nella caselle di elenco Tabelle di esempio scegliere la tipologia di tabella. Per la tipologia scelta sono elencati i campi nella casella Campi di esempio. Selezionati i campi voluti effettuare un clic sul pulsante Aggiungi per inserirli uno per volta nella casella Campi in nuova tabella.
Al termine dell’operazione premere il pulsante Avanti per passare alla successiva fase della procedura.
La finestra di dialogo chiederà di specificare il nome della tabella nella casella Scegliere il nome da assegnare alla tabella.
Inoltre si potrà scegliere la modalità di impostazione della chiave primaria mediante il pulsante di opzione.
Premendo Avanti la finestra di dialogo richiede la modalità scelta per l’immissione dei dati mediante il pulsante di opzione.

E’ possibile modificare le impostazioni selezionate cliccando sul pulsante Indietro.
Per terminare premere il pulsante Fine.
Per la creazione di Tabelle in modalità struttura, nella scheda Tabelle della finestra Database effettuare un doppio clic sulla scritta Crea una tabella in modalità struttura.
Appare una finestra con all’interno una tabella di progettazione, in cui ogni riga corrisponde ad un campo della tabella e per ognuno (nelle colonne) occorre specificare Nome Campo, Tipo Dati ed eventuale Descrizione. Dopo aver digitato il nome del primo campo nella prima cella, per specificare il Tipo dati si può cliccare sulla freccia che appare nel momento in cui si clicca nella cella corrispondente (seconda colonna); selezionare quindi una delle voci dall’elenco che appare. Sulla base del tipo di dati selezionato appare nel riquadro una diversa finestra delle proprietà, che consente di specificare le proprietà per il campo (es. dimensione, formato, ecc.)

Terminato l’inserimento dei campi, alla chiusura della finestra, comparirà la finestra di dialogo Salva con nome, con richiesta del nome da assegnare alla tabella.

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